Людський дотик їх нищить: як у Хмельницькому оцифровують архівні документи

Понад два мільйони справ налічує Державний архів Хмельницької області, один з найбагатших у країні саме на історичні фонди. В основному приміщенні архіву, на вулиці Грушевського, 99, сховища з документами займають сім поверхів. Найдавніші документи ідентифікують 30-ми роками XVI століття, це справа про межі Кам'янця-Подільського. Документи, що створювалися у дорадянський період, – рукописні. І хоч тримати в руках фоліант, якому сто або й більше років, приємно, та кожний людський дотик їх нищить. Тож для того, щоб архівні документи не зникли безслідно, а оригінали відповідно зберігались, їх оцифровують.

Архівні фонди ділять на три періоди: дорадянський (період Російської імперії), радянський та період незалежності України. У Хмельницькому держархіві це мільйони аркушів, які зберігають пам'ять про людей, революції, репресії, звичайний побут, торгові зв'язки, епідемії та інші історичні факти Подільської та Волинської губерній, до яких належала сучасна Хмельницька область.

Одне з архівосховищ, де зберігаються документи.

Фонди періоду Російської імперії сформовані з документів органів управління, релігійних та громадських установ. Наприклад, у фондах Подільської палати кримінального суду зберігаються слідчі справи на Устима Кармалюка та селян, які відмовлялися виконувати рекрутські повинності. Збереглись матеріали про економічний та промисловий розвиток, будівництво залізниці, мостів, колекція планів міст губерній. Окрему групу складають так звані «генеалогічні» документи – метричні книги церков, костьолів, синагог, єврейський перепис 1875 року.

У фондах радянського періоду детально відображена хроніка колективізації, голодомору 1932-1933 років, політичних репресій 1920-1950 років. Події Другої світової війни допомагають дослідити документи періоду тимчасової нацистської окупації та більше 200 тисяч фільтраційних справ та карток на репатріантів і військовополонених.
Архівні фонди періоду незалежності України формуються документами місцевих органів влади, підприємств, установ, громадських організацій і постійно поповнюються.

Окремий фонд складають документи навчальних закладів. На фото справа 1897 року.

Вперед у минуле: 8 тисяч аркушів щодня і комп'ютер замість візка

Ще пару років тому, аби подивитись інформацію в архівних документах, потрібно було прийти в читальний зал архіву, пояснити що потрібно і чекати. Фахівець, який відповідає за зберігання документів, брав візок і йшов у сховище відбирати справи. Далі вони опинялись на столі під денним світлом, їх гортали, роздивлялись, а згодом везли назад. Таке фізичне використання призводить до вицвітання та руйнування аркушів справ, яким десятки, а то і сотні років. Тому оцифрування архівних фондів стало пріоритетом ще у 2010 році.

У Хмельницькому держархіві активну цифровізацію документів розпочали у 2022 році. До цього з 2013 року документи оцифровувались фотокамерами і силами працівників архіву. У 2015 році завдяки фінансуванню з різних джерел було придбано книжковий сканер планетарного типу і сканери CZUR, що дало змогу оцифровувати найбільш затребувані документи, аби мінімізувати вплив на паперовий оригінал.

Зараз в архіві оцифровується мінімум 8 тисяч аркушів щодня. Цим займаються чотири оператори оцифровки на професійному обладнанні. Сучасні сканери в рази пришвидшують роботу, а зображення високої якості не потребують додаткової обробки. Такі темпи стали можливими завдяки співпраці архіву з неурядовою організацією з США FamilySearch.

«Договір підписали 26 листопада 2021 року, але війна скорегувала наші плани і ми почали працювати влітку 2022. Спочатку були задіяні два оператори, які оцифровували фільтраційні справи репресованих з фондів СБУ, він вже повністю оцифрований. Загалом оцифрували більше 90 тисяч справ, це понад 1 мільйон кадрів», – розповідає Лілія Тараненко, завідуюча сектору цифрових та інформаційних технологій Держархіву області.

Операторка оцифровки Євгенія працює від початку проєкту і за цей час через її руки пройшли сотні справ. За її словами, робота має свої нюанси, наприклад, деякі справи потрібно розшивати, щоб якісно їх оцифрувати. Це роблять тільки фахівці архіву, бо є дуже крихкі документи. У кожного оператора є свій набір інструментів, щоб максимально якісно зробити знімок сторінки. Євгенія розповідає, що найбільше запам'ятовуються великі і складні для оцифровки справи, а також ті, які мимоволі читає.

Операторка оцифровки Євгенія працює від початку проєкту

«Ми робили фільтрацію, було майже 100 тисяч справ, у деяких були листи. Коли я їх читала, ставало дуже сумно від людських історій. Ще була справа на понад 1000 сторінок, з нею важко було працювати. Та здебільшого ми дивимось на ці документи з професійного боку: як прошита, де скріплена, реставрована чи ні», – розповіла Євгенія.

Зараз на столах операторів – документи навчальних закладів Маріїнської жіночої гімназії та Кам'янець-Подільської чоловічої гімназії. Окрім них, у черзі відреставровані архівні справи.

«Вони не настільки запитувані, як генеалогія, але війна нам довела, що ворог нещадно ставиться до нашої історії, до документів і ми максимально хочемо зосередити увагу на тому, щоб перевести всі паперові документи в цифру», – каже Лілія Тараненко.

Архівні книги, що містять генеологічну інформацію найбільше цікавлять дослідників

Тут папір ще пахне дустом і формаліном: що шукають і що знаходять у архіві

За перше півріччя 2022 року архів отримав 2500 запитів від дослідників, істориків і громадян. Найбільшою популярністю користуються метричні книги, акти обліку населення та інші документи, які використовують у пошуку історії роду. Досліджувати її допомагають метричні книги, які широко представлені в архіві. Вони ведуть відлік від початку створення Подільської і Волинської губерній у 1792, 1796 роках, а окремі навіть мають записи 1744-1750-х років. Деякі містять посилання на документи, які підтверджують запис, вони, в свою чергу, датуються ще пізнішим періодом.

Метрична книга православної церкви «Регистрация актов о рождении и смерти», село Лопатинці за 1795 – 1822 рік. Містять залишки консервації дустом.

Зазвичай посилання на документи містили родові книги дворян, їм важливо було підтверджувати свій статус, щоб скористатись певними привілеями, наприклад, у виборчому праві чи в оподаткуванні. Підтверджували статус спеціальні комісії, які перевіряли записи, документи, майновий стан тощо.

«Ось, наприклад, родовідні книги дворян. Тут родовід по чоловічій лінії і посилання на документи, які це підтверджують. Перший документ датований 1666 роком, він описаний, далі йдуть наступні документи. Тобто ми бачимо, в яких книгах, в яких документах, в яких джерелах є інформація про те, де ця людина народилася і де починається її родовід. Також тут містяться геральдичні символи родини. Ці книги на той час упорядковували державні інституції», – розповідає Одександр Войтович, заступник директора, начальник відділу забезпечення збереженості документів Державного архіву області.

Родовідні книги дворян

Здебільшого ці книги об'ємні, залежно від конфесії написані латиною, старопольською, російською мовою або на івриті. Деякі з них ще й досі мають залишки дусту чи формаліну.

«Коли документи передавались на зберігання до архівів, у Радянському Союзі у якості консерванту і засобу для боротьби зі шкідниками використовувався дуст. Також використовувався формалін. Це були доступні в той час матеріали. На жаль, у нас в архіві є велика кількість документів, які оброблялися таким хімічним способом. Роботу з ними ми намагаємось мінімізувати, бо вони мають вплив на здоров'я людини. Як вихід – їх оцифрування, щоб оригінали лежали в сховищах, а використовувався лише цифровий фонд», – розповідає, Олександр Войтович.

Книга нотаріуса. Так записувались акти про майновий стан, зокрема купівля і продаж майна. Нотаріус Валявський

Тепер і архівні документи мандрують світом

Окрім дослідників з України, фондами архіву цікавляться і іноземці. Часто це цілі інституції, які обмінюються інформацією з Хмельницьким архівом. Серед партнерів, з якими співпрацювали останнім часом, – Інститут тоталітарних режимів Чеської Республіки та журналісти з Норвегії. Таку співпрацю між країнами спрощує і прискорює цифровізація фондів.

«На території Хмельницької області жили чехи і вони через своє громадянство були репресовані. Уже пройшла перша передача справ з нашого архіву, які ми для них оцифрували. Поки що ми надали їм дві справи: одна справа містить інформацію про одну людину, а інша – групова справа на декількох осіб. Норвезькі журналісти вивчали досвід на базі нашого архіву про роботу архівних установ під час війни», – розповіла очільниця Держархіву Хмельницької області Катерина Бурдуваліс.

Коли оцифрують весь архів

У Державній архівній службі України зазначають, що всі архіви повнісню оцифрувати можливо за десять років. Станом на жовтень 2023 року корпорацією FamilySearch вже підписано 20 договорів з державними архівами України, що передбачають оцифрування документів генеалогічного характеру.

За словами Катерини Бурдуваліс, зараз важко визначити, скільки насправді часу потрібно на повну цифровізацію.

«Ми не могли рік тому подумати, що будемо залучати ще двох операторів. Можливо, будемо переформатовувати роботу і залучимо ще людей – це залежить від кількості поставлених завдань. Адже ми займаємося різними проєктами. Та тільки цифровізація, на мою думку, врятує архіви від знищенням. Коли документ оцифрований – це маленький диск, який можна покласти в сумку, вивезти його в безпечне місце. А весь архів, тобто документальну базу, дуже важко захистити. Але ми це робимо», – додає Катерина Бурдуваліс.

Як і де можна знайти оцифровані документи:
- На сайті Державного архіву Хмельницької області в розділі «Архів онлайн» https://dahmo.gov.ua/
- У читальному залі архіву у Хмельницькому по вулиці Грушевського, 99.
- Копії документів з усіх архівів також зберігаються на сайті компанії FamilySearch. Тут можна дослідити родовід, дізнатися інформацію про предків та історію родини https://www.familysearch.org/uk/